Elke ondernemer zal je vertellen dat het moeilijk is om winst te maken als je werknemers niet aan het werk zijn. Onderzoek bewijst dit. Onderzoek wijst uit dat het ziekteverzuim van een enkele werknemer een bedrijf wel $ 3.600 per jaar kan kosten,volgens HR.com.
Hoe kunt u als werkgever de gevolgen van het verlof van een werknemer voor uw bedrijf tot een minimum beperken en toch de tijd vrijmaken die uw werknemers nodig hebben? Met een fort aan wetten die werknemers beschermen, moet u voorzichtig zijn om u te beschermen tegen nog duurdere rechtszaken mocht er een geschil ontstaan. Daarom is het belangrijk om een personeelsbeleid te hebben dat voor iedereen duidelijk is.
Lees wat u moet doen als werknemers verlof aanvragen en hoe u de impact van hun verlof op uw bedrijf kunt minimaliseren.
Wat is verlof?
Over het algemeen is er sprake van verlof als een werknemer toestemming krijgt om voor langere tijd vrij te nemen van het werk. De tijd die nodig is, kan betaald, onbetaald, verplicht of vrijwillig zijn, afhankelijk van de omstandigheden van het verzoek.
Een onbetaald verlof treedt meestal op zodra de werknemer geen betaald verlof meer heeft, zoals ziektedagen, opgebouwde vakantiedagen en PTO (betaalde vrije tijd). Afhankelijk van het onbetaald verlofbeleid van de werkgever, kunnen ze ervoor zorgen dat de werknemer zijn baan behoudt terwijl hij weg is. Dit kan de werknemer helpen zijn ziektekostenverzekering gedurende de hele periode van afwezigheid te behouden.
Verplicht verlof vs. vrijwillig verlof
Officieel zijn er twee soorten verlof: verplicht en vrijwillig.
Federale wetgeving en/of staatswetten regelen een verplicht verlof.
- Deze omvatten medische verlof geregeld door deWet gezins- en ziekteverlof(FMLA) enAmerikanen met een handicap Act (ADA), militair verlof, juryplicht en andere door de staat opgelegde bladeren.
- Of de wetten rond dit verlof op u van toepassing zijn, hangt vaak af van het aantal werknemers dat voor uw bedrijf werkt en waar een werknemer werkt.
- In deze situaties moet u aan daarvoor in aanmerking komende werknemers beschermd verlof toekennen.
Vrijwillig verlof is niet wettelijk verplicht.
- Dit verlof wordt aangeboden als gunst aan werknemers volgens het bedrijfsbeleid of volgens een collectieve arbeidsovereenkomst met een vakbond.
- Bedrijven bieden vaak medisch of persoonlijk verlof aan werknemers die al hun vrije tijd hebben verbruikt, zoals ziekteverlof en PTO, en die anderszins niet in aanmerking komen voor verplicht verlof. Persoonlijk verlof kan worden verleend om langdurig verlof mogelijk te maken voor een bijzondere omstandigheid, zoals een onderwijsgelegenheid.
- Omdat dit verlof niet verplicht is, verleent u het naar eigen inzicht en volgens de richtlijnen die u in uw verlofbeleid heeft vastgelegd. Ook hoeft u tijdens vrijwillig verlof geen baanbescherming te bieden, al kunt u daar wel voor kiezen.
Beschermd verlof om persoonlijke redenen
Dit zijn enkele gevallen die door de wet worden beschermd en waarvoor u voor elk een bepaalde hoeveelheid tijd moet uittrekken. Deze gevallen zijn onder meer:
- Juryplicht: Bedrijven moeten onbetaald verlof verlenen voor de jurydienst van werknemers in federale rechtbanken, en de meeste staten eisen dit ook. Volgens de Fair Labor Standards Act (FLSA) zijn werkgevers niet verplicht om werknemers te betalen voor jurydienst. Er zijn veel formele stappen die bedrijven moeten nemen om ervoor te zorgen dat ze meedoennaleving van de wetgeving inzake juryplichten om dit soort personeelsverzuim te plannen.
- Stemmen (betaalde vrije tijd): de staatswetten verschillen over de vraag of vrije tijd om te stemmen betaald of onbetaald is en of een werkgever al dan niet verplicht is om vrije tijd te geven om te stemmen.
- Militaire dienst: DeWet op arbeids- en herplaatsingsrechten voor geüniformeerde diensten (USERRA)is een federale wet die werknemers beschermt op gebieden als werk, herplaatsing, behoud van werk, secundaire arbeidsvoorwaarden en meer.
Als werknemers verlof opnemen dat niet door de wet wordt beschermd, bent u niet verplicht om ze terug te laten keren naar hun functie. Vraag hen om zoveel mogelijk op de hoogte te stellen, zodat u zich kunt voorbereiden op hun afwezigheid.
Wat vertelt u werknemers die te veel vrije tijd opnemen?
Er zijn een aantal redenen die werknemers kunnen motiveren om gebruik te maken van uw verlofbeleid. Pas op voormedewerkers die uitvallenvan hun werk en degenen die vaak op maandag en vrijdag vrij nemen. Maak uw werknemer duidelijk dat u zonder hun aanwezigheid geen stabiel bedrijf kunt runnen.
Laat uw werknemers weten dat u om hun welzijn geeft en dat u ondersteuning wilt bieden, als dat nuttig is. Het is belangrijk dat medewerkers weten wat er wel en niet veranderd kan worden in hun werk. Dit betekent dat uw functiebeschrijvingen essentiële taken moeten bevatten (die functies die niet kunnen worden verwijderd of gewijzigd zonder de baan wezenlijk te veranderen). Als een medewerker last heeft vanovermatig ziekteverzuim, vraag of ze iets moeten regelen en of u als organisatie op een of andere manier kunt helpen.
Wijs het verlof aan als FMLA als u een gedekte werkgever bent en de werknemer in aanmerking komt.
Hoe komt een werknemer in aanmerking voor FMLA?
Een werknemer komt in aanmerking voor FMLA-verlof door 1.250 uur te werken. Hier zijn enkele redenen waarom een werknemer FMLA-verlof kan opnemen:
- Bevalling, adoptie van een kind en pleegzorg
- Ernstige gezondheidstoestand
- Zorgen voor een familielid met een ernstige gezondheidstoestand
- Bepaalde militaire redenen (waaronder de zorg voor een dienstlid)
Zoals hierboven vermeld, vereist de FMLA dat u de banen van uw werknemers behoudt totdat hun verlof eindigt, of een gelijkwaardige baan aanbiedt. Met een FMLA-verlof kunnen werknemers tot 12 weken vrij nemen in een periode van 12 maanden.
Als hun afwezigheid niet wordt beschermd door de Family and Medical Leave Act (FMLA), wordt het beschouwd als een niet-FMLA medisch verlof. Hun verlof kan echter nog steeds worden beschermd onder de ADA enADAWijzigingswet(ADAAA). In dit geval zijn de banen en lonen van uw werknemers nog steeds wettelijk beschermd.
Ben ik verplicht om salaris door te betalen als werknemers met FMLA-verlof zijn?
U bent alleen verplicht om werknemers met FMLA-verlof door te betalen als ze betaald verlof of ziekteverlof beschikbaar hebben en ze ervoor kiezen om het te gebruiken, of als u een beleid hebt dat het gebruik van betaald verlof vereist voordat het verlof als onbetaald verloopt.
U kunt er echter voor kiezen om in bepaalde omstandigheden extra betaald verlof op te nemen in uw verlofbeleid als extra voordeel voor uw werknemers. Sommige bedrijven geven bijvoorbeeld zes weken betaald ouderschapsverlof na 12 maanden dienstverband.
Geef in ieder geval de salarisadministratie op de hoogte van eventuele wijzigingen in het salaris van uw werknemer tijdens het verlof.
Behouden mijn werknemers hun gezondheidsvoordeel?
Werknemers kunnen maximaal 12 weken een uitkering krijgen zolang ze hun premies blijven betalen. Uw uitkeringsbeleid kan ook de taal van de voortzetting van de uitkeringen bevatten voor werknemers die niet in aanmerking komen voor FMLA of soortgelijk verlof.
Kunnen werknemers vertrekken om psychologische redenen zoals stress of depressie?
Angst of depressie wordt volgens de ADAAA waarschijnlijk als een handicap beschouwd. De ADAAA is van toepassing op bedrijven met 15 of meer werknemers en vereist een interactief proces om te bepalen welke redelijke aanpassingen mogelijk beschikbaar zijn om werknemers met een permanente of tijdelijke handicap te helpen.
In deze gevallen kunt u het beste samenwerken met een advocaat ofHR-professionaldie ervaring heeft met arbeidsongeschiktheidsverlof. Het kan lastig worden en het kan redelijk worden geacht om verlof te verstrekken.
Wat is het verschil tussen kortdurende arbeidsongeschiktheid en langdurige arbeidsongeschiktheid?
Kortlopende arbeidsongeschiktheidsverzekeringen en langdurige arbeidsongeschiktheidsverzekeringen zijn beide ontworpen om uw werknemers een vervangend inkomen te bieden in het geval ze niet kunnen werken vanwege een ongeval of ziekte.
De definitie van arbeidsongeschiktheid en de voorwaarden waaronder werknemers een uitkering kunnen ontvangen, verschillen per polis.
Kortdurende arbeidsongeschiktheid:
- Dekt werknemers voor een beperkte periode
- Nuttig voor ernstige, maar relatief kortdurende handicaps zoals een ongeval of een niet-terminale ziekte
- Biedt meestal slechts gedeeltelijke inkomensbescherming, vaak 60%
Lange termijn handicap:
- Over het algemeen moet u voldoen aan een time-in-service-vereiste voordat u in aanmerking komt
- Gebruikt voor langdurige afwezigheid van het werk
- Begint meestal wanneer de arbeidsongeschiktheid op korte termijn eindigt
Hoe maak ik een verlofaanvraagformulier aan voor mijn bedrijf?
Hoewel er gratis sjablonen op internet rondzwerven die worden geleverd door het ministerie van Arbeid en andere bronnen, is het beter om een aangepast formulier te maken dat past bij de behoeften van uw bedrijf en dat wettelijk voldoet.
In alle formulieren moet over het algemeen worden gevraagd naar de begin- en einddatum waarop werknemers niet op het werk zijn.
Eenmaal ingediend, kan de supervisor van de werknemer het verzoek goedkeuren of afwijzen. Het is belangrijk om alles gedocumenteerd te houden in geval van toekomstige geschillen en te zorgen voor een consistente toepassing van het proces.
Het is echter eigenlijk beter om een enkele persoon in het bedrijf verzoeken te laten beoordelen en goed te keuren (of af te wijzen), dan deze te verspreiden onder het supervisorniveau. Op deze manier is er een grotere kans op een consistente toepassing van het beleid en naleving van de staats- en federale verlofwetten.
Update uw personeelshandboek
Naarzorgen voor nalevingmet veranderende wetten is het een goede gewoonte om uw verlofbeleid om de twee jaar te controleren.
Dit is de beste methode om werknemers te informeren over hun rechten en voor werkgevers om te weten dat ze hieraan voldoen.
Voeg meldingsprocedures en richtlijnen toe, zoals inbellen en wanneer het nodig is om verlof op te nemen in plaats van betaald verlof te gebruiken.
HR-problemen zoals ziekteverzuim van werknemers vertragen uw bedrijf. Leer hoe u algemene HR-vergetelheden kunt vermijden door ons gratis e-book te downloaden,7 meest voorkomende HR-fouten en hoe u ze kunt vermijden.
